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SOCIÉTÉ GÉNÉALOGIQUE CANADIENNE-FRANÇAISE
DÉFINITIONS : Genre masculin et féminin : La forme masculine utilisée dans ce texte désigne tant les femmes que les hommes.
Adhésion : terme utilisé pour l’inscription d’un nouveau membre.
Cotisation : montant payable pour devenir membre ou renouveler son «membership». Cette cotisation couvre la période du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Mémoires : Ce terme est utilisé pour désigner la revue Mémoires de la Société généalogique canadienne-française.
Article 1. Nom - Le nom corporatif de la société est Société généalogique canadienne-française (ci-après appelée la Société).
Article 2. Type d’association - La Société, fondée le 3 septembre 1943, est une corporation sans but lucratif régie par la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec.
Article 3. Buts - Les buts de la Société sont de faire connaître l'histoire des familles, de promouvoir et développer la recherche généalogique, de favoriser la conservation des documents relatifs à la généalogie. Pour réaliser ses buts, la Société a le pouvoir de solliciter et recevoir de toute corporation ou association, société, groupement ou individu, des dons, legs et autres contributions de même nature, en argent, en valeurs mobilières ou en immeubles, d'administrer tels dons, legs et autres contributions et d'organiser des campagnes de souscription.
Article 4. Siège social - Le siège social de la Société est établi dans le district de Montréal et à tel endroit dans ledit district, que le conseil d'administration de la Société (ci-après appelé le Conseil) pourra de temps à autre déterminer.
Article 5. Sceau – La Société possède un sceau, qui sert à officialiser les documents.
Article 6. Armoiries - Les armoiries de la Société sont de sinople à l'érable d'or arraché d'argent.
Article 7. Devise - La devise de la Société est «Generatio rectorum benedicetur», ce qui signifie «Bénie soit la descendance du Juste».
Article 8. Patron - La Société adopte Saint-Matthieu comme patron officiel.
MEMBRES
Article 9. Catégories - Il y a cinq catégories de membres : les membres actifs, les membres actifs conjoints, les membres à vie, les membres émérites et les membres bienfaiteurs.
Article 10. Membres actifs - Toute personne physique intéressée à la généalogie et désirant partager gratuitement des renseignements avec d'autres membres de la Société peut devenir membre actif de la Société, sur demande écrite de sa part et sur acceptation du Conseil. Il doit payer la cotisation annuelle et se conformer aux dispositions du présent règlement et à toute autre condition d'admission décrétée par résolution du Conseil.
Article 11. Membre conjoint - Le membre conjoint est un membre actif tel que défini à l'article 10 et demeurant à la même adresse qu'un autre membre actif. Sa cotisation est déterminée par le Conseil et est payable en même temps que celle de l'autre membre actif mais le membre conjoint ne reçoit pas la revue. Il ne saurait y avoir plus d'un membre conjoint à la même adresse.
Article 12. Membre à vie - Le titre de membre à vie est accordé à toute personne physique qui a payé la cotisation de membre à vie et qui a été acceptée par le Conseil; elle jouit des même droits qu'un membre actif jusqu'à son décès.
Article 13. Membre émérite - Le titre de membre émérite peut être accordé par le Conseil de la Société à un membre en reconnaissance de services reconnus comme exceptionnels ou pour la qualité remarquable de ses études généalogiques, à la condition qu'il ait été membre de la Société pendant au moins dix ans et qu'il ne siège pas actuellement au Conseil d'administration. Ce titre doit demeurer une très haute et très rare distinction. Le membre émérite jouit du statut de membre à vie.
Article 14. Membre bienfaiteur - Le titre de membre bienfaiteur peut être décerné à toute personne qui donne ou lègue à la Société une somme d'argent correspondant à deux fois et demie la cotisation de membre à vie ou plus ou des biens évalués à cette somme.
Article 15. Adresse - Tout membre devra fournir à la Société son adresse postale complète et aviser la Société de tout changement d'adresse. Tout membre qui néglige ainsi d'aviser la Société de son changement d'adresse dans l'année suivante sera déchu de son droit de recevoir les Mémoires.
Article 16. Adhésion et cotisation
| a) | Adhésion d’un nouveau membre : |
| Le montant de l’adhésion exigible de tout nouveau membre actif est établi par résolution du Conseil et est payable en tout temps au cours de l’année civile en cours. Toute adhésion reçue après le 30 septembre est présumée, à moins d’avis contraire, être versée pour l’année suivante, mais confère immédiatement le droit d’avoir accès à la bibliothèque. | |
| b) | Cotisation : |
| Le montant du renouvellement de la cotisation de tout membre actif est établi par résolution du Conseil et doit être payé au plus tard le dernier jour de février suivant la période couverte par la dernière cotisation. . Tout membre actif qui néglige de payer sa cotisation est déchu de ses droits et privilèges. |
Article 17. Numéro de membre - Tout membre qui ne renouvelle pas sa cotisation pour une (1) année se verra attribuer un nouveau numéro de membre s'il se réinscrit. Toutefois s’il désire récupérer son numéro antérieur, il devra respecter les conditions suivantes : a) devenir membre à vie b) faire un don équivalant à un an de cotisation à la Société.
Article 18. Cotisation de membre à vie - La cotisation de membre à vie est déterminée par résolution du Conseil.
Article 19. Carte de membre, certificat –
| a) | Le Conseil remet aux conditions qu'il détermine une carte à tout membre actif, membre à vie et membre émérite ; |
| b) | Le Conseil remet aux conditions qu’il détermine un certificat à tout membre émérite et à tout membre bienfaiteur. |
Article 20. Obligations du membre - Le membre a l'obligation de respecter le règlement de la Société et son Code de déontologie, et de contribuer à la bonne renommée et à l'essor de la Société.
Article 21. Suspension ou expulsion - Le Conseil peut, par résolution, suspendre pour la période qu'il détermine ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque disposition des règlements de la Société ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la Société. La décision du Conseil est finale et sans appel et le Conseil peut suivre en cette matière la procédure qu'il détermine, non sans avoir procuré audit membre la possibilité d'être entendu par le Conseil de façon verbale ou écrite.
Article 22. Démission - Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la Société. Toute démission ne prend effet qu'après son acceptation par le Conseil. Ce membre n'a droit à aucun remboursement de cotisation.
Article 23. Décès - Toute personne cesse d'être membre de la Société à son décès. Le décès ne donne pas lieu à un remboursement de cotisation.
ASSEMBLÉE DES MEMBRES
Article 24. Assemblée générale annuelle - L'assemblée générale annuelle se tient le deuxième mercredi de juin de chaque année à l'heure et à tout endroit en la ville de Montréal, déterminé par le Conseil.
Article 25. Assemblée générale spéciale - Toute assemblée générale spéciale peut être convoquée par le président de la Société ou par résolution du Conseil. Tout membre, par requête écrite à cet effet, appuyée par au moins cent membres et adressée au secrétaire de la Société, peut demander la tenue d'une assemblée générale spéciale, laquelle doit être tenue dans les trente jours de la réception de telle requête. Cette résolution ou requête doit mentionner les motifs pour lesquels l'assemblée est convoquée.
Le président ou, en son absence, le vice-président, sur adoption de cette résolution ou sur réception de cette requête jugée recevable, doit convoquer la tenue de l'assemblée conformément au contenu de cette résolution ou requête. À défaut de convoquer une telle assemblée générale spéciale demandée par requête des membres, celle-ci pourra être convoquée par les signataires de ladite requête.
Article 26. Avis de convocation - L'avis de convocation aux membres avec mention du lieu, de la date et de l'heure de chaque assemblée générale des membres est donné en le publiant dans le numéro du printemps de la revue Mémoires ou en joignant au même numéro des Mémoires un tel avis de convocation, avec copie des dispositions du présent règlement, relative à la procédure d'élection des administrateurs. Des erreurs dans l'avis de convocation n'affectent en rien la validité de cette assemblée.
Article 27. Ajournement - Les membres peuvent par résolution ajourner une assemblée. Elle sera reprise à l'endroit, à la date et à l'heure qu'ils déterminent, mais seules les affaires faisant l'objet de l'assemblée originale pourront alors être discutées.
Article 28. Quorum - Cinquante membres constituent le quorum pour toute assemblée générale.
Article 29. Vote - Seuls les membres actifs ont droit de vote à toute assemblée générale, chaque membre ayant droit à un seul vote. Le vote par procuration n'est pas valide. Sauf pour l'élection des administrateurs, le vote aux assemblées générales se fait à main levée à moins qu'un vote secret ne soit demandé par au moins dix membres. Le vote secret est pris sur-le-champ ou après ajournement, selon la décision du président d'assemblée. Ce dernier nomme trois (3) scrutateurs qui prennent le vote et font rapport au président d'assemblée qui en annonce les résultats. Les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix des membres présents.
Article 30. Président d'assemblée - Une assemblée générale est présidée par le président de la Société ou, à défaut, par toute autre personne qu'il désigne. Le président de toute assemblée des membres est le maître de la procédure et a plein pouvoir pour assurer l'ordre.
ADMINISTRATEURS
Article 32. Nombre d'administrateurs - Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil composé de onze (11) élus, soit un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un relationniste, un agent de liaison et cinq administrateurs.
Article 33. Cens d'éligibilité - Tout membre actif depuis au moins deux ans continus devient éligible. Cependant, un membre qui a un lien de parenté jusqu'au quatrième degré inclusivement ou qui est le conjoint légal ou de fait d'un membre du Conseil au sens de l'article 11, ne peut être administrateur en même temps que l'autre membre avec qui il a un tel lien.
Article 34. Élection - L'élection des membres du Conseil dont le mandat vient à échéance a lieu chaque année durant l'assemblée générale annuelle de la Société. Tout membre sortant de charge est rééligible selon les conditions requises.
Chaque année, au cours de la réunion mensuelle de mai, les membres désignent trois (3) personnes qui composeront le Comité de mise en candidature et d'élection. Quiconque désire faire partie du Conseil ou est déjà administrateur ne peut faire partie de ce Comité. Dès leur première réunion, les membres du Comité se choisissent un président parmi eux. Le président du Comité est maître de la procédure d'élection et de la présentation des curriculum vitae.
Le Comité reçoit le bulletin de mise en candidature de tout candidat, accompagné d'un curriculum vitae ne devant pas excéder trois pages 8 1/2 X 11 pouces, à double interligne. Tout bulletin porte a) la signature et le numéro de membre de cinq membres actifs qui proposent le candidat ; b) la signature et le numéro de membre du candidat, certifiant qu'il accepte d'être membre du Conseil une fois élu. Ce bulletin adressé au Comité doit parvenir à l'adresse du siège social de la Société au plus tard le premier juin de chaque année avant l'assemblée générale annuelle. Le Comité prend connaissance des noms des personnes mises en candidature et prépare les bulletins de vote lorsqu'il y a plus de candidats que de postes à combler et avise en conséquence tous les candidats dans les vingt-quatre (24) heures. Les bulletins de mise en candidature seront disponibles à la bibliothèque de la Société ou auprès du président du Comité.
Le Président du Comité présente les candidats, fait la lecture de leur curriculum vitae et constate le droit de vote.
Tout membre actif au 1er mai précédant la date de l'assemblée annuelle a le droit de vote. Les électeurs inscrivent alors leur vote sur les bulletins par un signe à l’intérieur du carré (exemple X, /, etc. ) en marge du nom du candidat de leur choix et les déposent dans les boîtes prévues à cette fin. En ce qui concerne l'élection des administrateurs, il faut, pour qu'un bulletin de vote soit valide, que l'électeur ait voté pour autant de candidats qu'il y a de postes à combler.
Après la clôture du vote, le Comité de mise en candidature et d'élection, en présence des candidats ou de leurs représentants, dépouille le scrutin. Sont élus les candidats qui obtiennent le plus grand nombre de voix. En cas d'égalité des voix, le président du comité procède à un tirage au sort et proclame élu celui que le sort favorise. Le président du Comité fait part des noms des candidats élus sans toutefois indiquer le nombre de voix accordées à chacun et remet à un membre du Conseil son rapport et les documents reçus des candidats et détruit les bulletins de vote
Article 35. Attribution des postes - Dans les quinze (15) jours après l’élection, les membres élus se réunissent pour l'attribution des postes et se nomment entre eux aux différents postes à combler au sein du Conseil et en feront rapport aux membres dans les Mémoires d’automne.
Article 36. Terme d'office des administrateurs - À moins de démission ou d'impossibilité de remplir leurs fonctions pour cause, les administrateurs sont élus pour deux ans.
Article 37. Démission - Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant un avis écrit au secrétaire du Conseil. La démission prend effet à compter de son acceptation par résolution du Conseil.
Article 38. Vacance - Un poste d'administrateur devient vacant si un administrateur a) devient incapable ; b) démissionne de son poste ; c) décède ; d) ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste et est destitué par résolution du Conseil, adoptée par vote secret à l'unanimité moins un ; e) fait défaut d'assister à trois séances consécutives sans motif valable ; ou f) est destitué lors d'une assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale spéciale pour défaut d'accomplir sa tâche de façon satisfaisante.
Article 39. Nomination - Le Conseil peut, par résolution, nommer toute personne qualifiée pour remplir la vacance, et cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du terme d'office de la personne ainsi remplacée.
Article 40. Rémunération - Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services, sauf si leurs services sont retenus par le Conseil pour remplir un mandat spécifique. De plus, les dépenses encourues par les membres du Conseil pour le compte de la Société leur sont remboursées si une résolution du Conseil est adoptée à cet effet.
Article 41. Contrats avec un administrateur - Aucun administrateur intéressé directement ou indirectement dans un contrat avec la Société n'est tenu de démissionner. Il doit cependant divulguer son intérêt au contrat au Conseil. Lorsque le Conseil prend une décision sur ce contrat ou en relation avec ce dernier, il doit s'abstenir de voter sur toute résolution portant sur ce contrat.
SÉANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 42. Date des séances - Les administrateurs siègent aussi souvent que nécessaire et au moins une fois tous les mois de septembre à juin, sauf si absence de quorum.
Article 43. Convocation - Les séances du Conseil sont convoquées par le secrétaire, soit à la demande du président, soit par demande écrite de la majorité des membres du Conseil. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou le Conseil.
Article 44. Avis de convocation - L'avis de convocation de toute séance du Conseil, peut être verbal. Le délai de convocation est d'au moins vingt-quatre heures. Si tous les membres du Conseil sont présents à une séance ou y consentent par écrit, toute séance peut avoir lieu sans aucun avis de convocation préalable. Un ordre du jour accompagne l'avis de convocation. Seules les matières mentionnées à l'ordre du jour peuvent être discutées à la séance du Conseil, sauf si tous les administrateurs présents consentent à le modifier.
Article 45. Quorum - Six administrateurs présents personnellement constituent un quorum pour une séance du Conseil.
Article 46. Vote - La majorité des membres présents aux séances du Conseil décide des questions et matières qui y sont soumises; chaque membre, y compris le président, a droit à un seul vote.
Article 47. Acte posé par un conseil d'administration incomplet - Tout règlement, résolution adoptée, geste posé par les administrateurs à une époque où il y a au Conseil un nombre d'administrateurs inférieur à celui requis, a même vigueur et même effet que si le Conseil avait été complet, en autant qu'il y a quorum. Les règlements, résolutions ou gestes d'administrateurs de facto, même si l'on découvre ultérieurement qu'il y a eu quelque irrégularité dans leur élection ou nomination, gardent pleine vigueur et effet.
Article 48. Président - Le président est le porte-parole officiel de la Société et voit à la direction générale des affaires de la Société. Il préside les séances du Conseil et des membres. Il voit à l'exécution des décisions du Conseil, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu'il exerce tous les pouvoirs qui pourront, de temps à autre, lui être attribués par le Conseil.
Article 49. Vice-président - Le vice-président prête son concours au président et, en cas d'absence, maladie ou incapacité d'agir du président, il exerce tous les pouvoirs conférés au président et remplit les devoirs que peuvent, de temps à autre, prescrire le Conseil ou le président.
Article 50. Secrétaire - Le secrétaire donne les avis de convocation des assemblées générales et du Conseil. Il tient les procès-verbaux de toutes les réunions ou assemblées des membres et de celles des administrateurs. Il a la garde et voit à la production de tous les rapports, certificats et autres documents que la loi oblige la Société à garder ou à produire. Il a la garde du sceau de la Société. Il remplit tous les devoirs accessoires à son poste et exécute toute autre tâche qui peut être prescrite dans le présent règlement ou par le Conseil.
Article 51. Trésorier - Le trésorier voit aux états financiers ainsi qu'aux livres et relevés de la Société dans lesquels sont conservés ou inscrits les bilans ou relevés de comptes. Il perçoit les sommes de toute provenance dues et exigibles par la Société et en émet les reçus. Il soumet les états de revenus et dépenses et rend compte de la situation financière de la Société à chaque fois qu'il en est requis par le Conseil. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil les deniers de la Société. Il accomplit toute autre tâche qui peut lui être confiée par le Conseil.
Article 52. Relationniste - Le relationniste voit à faire connaître la Société et ses activités et à assurer le développement de la Société et du membership. Il accomplit toute autre tâche que peut lui attribuer le Conseil.
Article 53. Agent de liaison - L'agent de liaison sert d'intermédiaire entre les membres et la Société. Il remplit toute autre tâche que peut lui confier le Conseil.
Article 54. Administrateurs - Les administrateurs remplissent toute tâche que peut leur confier le Conseil.
Article 55. Le Directeur général de la Société. - Le Directeur général de la Société voit à l'administration quotidienne de la Société et accomplit toute autre tâche que lui assigne le Conseil, devant qui il répond de sa gestion. Il est nommé par le Conseil parmi les membres de la Société pour un mandat d'une durée maximale d'un an. Ce mandat peut être renouvelé aussi souvent que le décide le Conseil. La rémunération du Directeur général de la Société est fixée annuellement par résolution du Conseil. Le Directeur général de la Société assiste aux réunions du Conseil, avec droit de parole mais sans droit de vote, le tout sous réserve du droit des administrateurs de requérir qu'il se retire d'une réunion donnée.
Article 56. Organigramme - Les tâches des membres du Conseil pourront de temps à autre être redéfinies par un organigramme que le Conseil adoptera par résolution.
Article 57. Comités - Le Conseil peut confier à des Comités toute tâche ou étude qu'il juge à propos. Le Conseil n'est pas tenu de donner suite aux recommandations des Comités.
PUBLICATIONS
Article 58. Mémoires - La Société publie une revue appelée Mémoires de la Société généalogique canadienne-française.
Article 59. Distribution de la revue - La revue est adressée gratuitement aux membres actifs. Le Conseil détermine par résolution les personnes ou organismes qui peuvent recevoir gratuitement la revue.
Article 60. Autres publications - La Société peut publier ou contribuer à la publication de tout ouvrage répondant aux buts de la Société.
MESSE ANNUELLE
Article 61. Messe - La Société fait célébrer annuellement, à une date déterminée par le Conseil, une messe à l'intention de ses membres défunts.
BIBLIOTHÈQUE
Article 62. Bibliothèque - La Société maintient une bibliothèque au service des membres et le Conseil en établit les règlements.
Article 63. Don ou legs - La Société accepte tout don ou legs fait dans l'intérêt de la Société. La Société peut en disposer à sa guise.
DISPOSITION JUDICIAIRE
Article 64. Procédure judiciaire - Le président ou une personne autorisée à cette fin a plein pouvoir pour représenter la Société dans toute procédure judiciaire dans laquelle la Société est partie.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 65. Année financière - L'année financière de la Société commence le premier jour de mars et se termine le dernier jour de février de l'année suivante, ou à toute autre date qu'il plaira au Conseil de fixer.
Article 66. Livres de comptabilité - Le Conseil fait tenir par le trésorier de la Société ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les deniers perçus ou déboursés par la Société, tous les biens détenus par la Société et toutes les dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières. Ces livres sont conservés au domicile du trésorier ou au siège social et peuvent être examinés en tout temps par les membres du Conseil. Ce dernier détermine de temps à autre les heures, l'endroit, les conditions et les directives pour l'examen des états financiers par les membres.
Article 67. Vérification - Les membres actifs, à chaque assemblée générale annuelle, nomment un vérificateur qui détient son poste jusqu'à l'assemblée générale annuelle suivante et jusqu'à ce qu'un successeur lui ait été nommé, à moins qu'il ne démissionne ou que son poste devienne vacant par son décès. En pareil cas, le Conseil peut remplir la vacance jusqu'à la fin du terme écoulé de la personne ainsi remplacée. Le vérificateur ne peut être administrateur de la Société. Le vérificateur vérifie, chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de chaque exercice financier, les livres et états financiers de la Société et en fait rapport à l'assemblée générale annuelle.
Article 68. Effets bancaires - Un compte spécial est ouvert au nom de la Société dans l'institution financière désignée par le Conseil. Tout chèque, lettre de change, billet ou autre effet négociable est signé par le trésorier et toute autre personne déterminée par le Conseil. Cependant pour le dépôt au compte de la Société, le trésorier peut faire usage d'un cachet au lieu et place des signatures exigées.
Article 69. Contrat - Tout contrat, achat ou dépense ne peut être fait sans l'autorisation préalable du Conseil. Tout contrat ou tout document requérant la signature de la Société est au préalable approuvé par le Conseil et, sur telle approbation, est signé par la personne autorisée à cet effet en vertu d'une résolution du Conseil.
Article 70. Hypothèque sur immeuble - Le Conseil a le pouvoir d'hypothéquer tout immeuble acheté au nom de la Société
Article 71. Aliénation des biens - Le Conseil ne peut aliéner les actifs constituant les éléments de recherche soit par vente, don, prêt ou de toute autre façon qui puisse réduire la capacité de la Société dans la poursuite de ses activités sans en être autorisé au préalable par l'assemblée des membres, nonobstant l'article 75 du présent Règlement.
LISTE DES MEMBRES
Article 72. Liste des membres - Le trésorier voit annuellement à la préparation et à la mise à jour de la liste des membres de la Société avec leur numéro de membre conformément à l'article 223 de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. c. C-38). Tout membre a le droit de prendre connaissance de cette liste aux conditions déterminées par le Conseil.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
Article 73. Abrogation - Le présent règlement abroge et remplace tout autre règlement inconciliable de la Société.
Article 74. Dissolution - Au cas de liquidation de la corporation ou de distribution des biens de la corporation, tout le reliquat de ses biens, une fois ses dettes acquittées, sera distribué à une organisation exerçant une activité analogue
Article 75. Entrée en vigueur - Le présent règlement ou toute modification entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil sous réserve d'être approuvé par les membres à la prochaine assemblée annuelle, à moins qu'il ne soit ratifié dans l'intervalle par une assemblée générale spéciale de la Société dûment convoquée à cette fin.
Le règlement a été approuvé à l’unanimité lors de l’assemblée spéciale des membres tenue à Montréal le 16 juin 1999 par les propositions numéros RAS 1999-06-16.02 et 1999-06-16.03 et modifié par l’assemblée spéciale des membres tenue à Montréal le 2003-06-11 par la proposition numéro RAS 2003-06-11.02.
| Marcel Fournier Président |
Gisèle Monarque Secrétaire |
Mise à jour du site :
14 avril 2008 par Denis Beauregard, webmestre. Copyright © 1997-2008 Société généalogique canadienne-française. |