Article 1: Disposition générale et définitions

Genre : La forme masculine utilisée dans le présent règlement couvre et le féminin et le masculin.
« Administrateur » Un membre élu au Conseil d’administration.
« Conseil » Le Conseil d’administration de la Société.
« Maison de la généalogie » Le siège social de la Société et sa bibliothèque.
« Mémoires » La revue Mémoires de la Société généalogique canadienne-française.
« Société » La Société généalogique canadienne-française.

 

Article 2. Nom
Le nom corporatif de la Société est « Société généalogique canadienne-française » aussi identifiée par son sigle « SGCF ».

Article 3. Type d’association
La Société, fondée le 3 septembre 1943, est une corporation sans but lucratif régie par la Partie III de la Loi sur les compagnies L.R.Q., ch. C-38.

Article 4. Mission
La mission de la Société est de promouvoir la recherche généalogique et d’en faire connaître les résultats, d’encourager les échanges entre généalogistes et le partage des connaissances, de veiller à la cueillette et à la conservation des documents relatifs à la généalogie et de faire connaître l’histoire des familles.
Afin de réaliser sa mission, la Société a le pouvoir de solliciter, de recevoir et d’accepter de toute personne, physique ou morale, société ou autre association, des dons, legs et autres contributions de quelque nature, en argent ou en valeurs, mobilières ou immobilières, de les administrer et d’en disposer dans le meilleur intérêt de ses membres, sous réserve de leurs stipulations. La Société peut en outre organiser des activités favorisant la réalisation de sa mission ainsi que sa stabilité financière.

Article 5. Armoiries

Les armoiries de la Société sont de sinople à l’érable d’or arraché d’argent.

Article 6. Sceau

La Société possède un sceau qui officialise les documents qui en émanent mais dont la présence n’est nullement essentielle à leur authenticité.

Article 7. Devise

La devise de la Société est Generatio rectorum benedicetur qui signifie : « Bénie soit la descendance des justes » (Ps 111, 112).

Article 8. Siège social

Le siège social de la Société est établi dans le district judiciaire de Montréal à l’endroit que le Conseil détermine.

Article 9. Bibliothèque

La Société maintient une bibliothèque multimédia au service des membres qui porte le nom « Maison de la généalogie » ainsi qu’un site internet. Le Conseil en établit les règlements et paramètres d’utilisation.

Article 10. Revue et autres publications

La Société publie une revue qui porte le nom Mémoires de la Société généalogique canadienne-française. Le Conseil en détermine la distribution ainsi que les conditions afférentes. La Société peut publier ou contribuer à la publication de tout ouvrage répondant à sa mission.

Membres

 Article 11. Catégories de membres

Il y a cinq catégories de membres : les membres réguliers, les membres associés, les membres à vie, les membres émérites et les membres corporatifs.

Article 12. Membre régulier

Toute personne physique intéressée à la généalogie peut devenir « membre régulier » de la Société, sur demande écrite de sa part et sur acceptation du Conseil. Elle doit payer la cotisation annuelle et s’engager à respecter les règlements de la Société et toute autre condition d’admission décrétée par le Conseil. Le membre régulier reçoit la revue Mémoires.

Article 13. Membre associé

Le « membre associé » partage l’adresse d’un membre régulier. Sa cotisation est déterminée par le Conseil. Il est soumis aux mêmes obligations et jouit des mêmes droits que le membre régulier mais il ne reçoit pas la revue Mémoires. Il ne saurait y avoir plus d’un membre associé à une même adresse.

Article 14. Membre à vie

Le « membre à vie » est celui qui a payé la cotisation de membre à vie déterminée par le Conseil; il jouit des mêmes droits qu’un membre régulier.

Article 15. Membre émérite
Le titre de « membre émérite » peut être accordé par le Conseil à toute personne, membre ou non de la Société, en reconnaissance de services exceptionnels rendus à la Société ou pour la qualité remarquable de ses travaux généalogiques. Ce titre doit demeurer une très haute et très rare distinction. Le membre émérite jouit du statut de membre à vie.
Le titre de membre émérite est attribué d’office aux administrateurs ayant exercé la fonction de président de la Société, au terme de leur mandat.

Article 16. Membre corporatif

Toute société, association, corporation ou autre personne morale poursuivant des buts convergents avec ceux de la Société ou désirant la soutenir dans sa mission peut devenir « membre corporatif » de la Société sur acceptation du Conseil qui fixe les conditions de son acceptation. Le membre corporatif ne peut être membre à vie.

Article 17. Bienfaiteur

Le titre de « bienfaiteur » est une distinction qui peut être décernée à toute personne qui donne à la Société des biens ou des valeurs déterminés par le Conseil comme exceptionnels.

Article 18. Carte de membre et certificat
La Société émet, dans la forme et aux conditions déterminées par le Conseil, une carte de membre signée par le Président de la Société, à toute personne ayant rempli les conditions établies pour devenir membre régulier, membre associé, membre à vie, membre émérite ou membre corporatif.
La Société émet, dans la forme et aux conditions déterminées par le Conseil, un certificat de reconnaissance signé par le Président de la Société, à tout membre émérite et à tout bienfaiteur.

Article 19. Adresse

Tout membre doit fournir à la Société son adresse postale complète et l’aviser de tout changement à cet égard. Tout membre qui omet de le faire perd son droit de recevoir la revue Mémoires jusqu’à ce qu’il corrige le défaut. Le membre qui fournit son adresse courriel à la Société est présumé accepter que la Société lui transmette par ce biais ses avis ou autres communiqués plutôt que par la Poste. Le membre a accès aux données qui le concernent ainsi qu’à la liste des membres de la Société aux conditions déterminées par le Conseil.

Article 20. Adhésion et cotisation

Le montant exigible de toute personne désirant devenir membre de la Société est établi par le Conseil et vaut pour l’année civile en cours. Bien que l’adhésion après le 30 septembre de l’année en cours soit considérée comme devant être comptabilisée l’année suivante, elle confère au nouveau membre un droit d’accès immédiat à la bibliothèque.
Le montant du renouvellement de la cotisation de tout membre est établi par le Conseil.
Est en règle le membre ayant acquitté sa cotisation.
Tout membre qui néglige de payer sa cotisation perd ses droits et privilèges au sein de la Société.
Toute personne qui désire redevenir membre de la Société après avoir omis de verser sa cotisation pendant une période d’une (1) année se verra attribuer un nouveau numéro de membre. Pour recouvrer son numéro antérieur, elle devra acquitter le montant des cotisations impayées.
La démission d’un membre ou son décès ne donnent droit à aucun remboursement de cotisation.
Droits et titres au sein de la Société ne peuvent être transférés.

Article 21. Obligations du membre
Tout nouveau membre s’engage à prendre connaissance des règlements de la Société, disponibles sur le site internet de la SGCF et à la Maison de la généalogie.
Tout membre a l’obligation de respecter les règlements de la Société, dont son Code de déontologie, et s’engage à le faire.

Article 22. Démission

Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la Société. Cette démission prend effet sur acceptation du Conseil.

Article 23. Suspension ou expulsion

Le Conseil peut suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque disposition des règlements de la Société ou dont la conduite ou les activités sont jugées préjudiciables à la Société. La décision du Conseil est finale et sans appel et celui-ci peut suivre pour y arriver la procédure qu’il détermine, non sans avoir procuré au dit membre la possibilité d’être entendu.

Assemblée des membres

Article 24. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres de la Société se tient au mois de juin de chaque année en la Ville de Montréal, à la date et à l’endroit déterminés par le Conseil.

Article 25. Avis de convocation

L’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle est soit transmis aux membres par courriel ou par la poste, en l'absence d'adresse courriel, au moins 21 jours avant la date prévue pour l'assemblée, soit publié ou inséré dans le numéro du printemps de la revue Mémoires.  L'avis inclut les date, heure et lieu de l'assemblée et copie des dispositions du présent règlement relatives à la procédure d'élection des administrateurs. Il est accompagné d'un ordre du jour de ces seules matières qui seront soumises à l'assemblée. Des erreurs dans l'avis de convocation n'affectent en rien la validité de cette assemblée.

Article 26. Assemblée générale spéciale
Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée en tout temps par le président de la Société ou par le Conseil.
Tout membre ayant obtenu l’appui d’au moins cinquante membres en règle peut demander la tenue d’une assemblée générale spéciale, par requête écrite indiquant les objets de l’assemblée projetée, adressée au secrétaire de la Société.  Sur réception d'une telle demande, le président demande au secrétaire de convoquer les membres pour la tenue de ladite assemblée, laquelle doit être tenue dans les vingt-et-un jours du dépôt de la demande, au siège de la Société.

Une assemblée générale spéciale est convoquée par un avis transmis aux membres par courriel ou par la poste, en l’absence d’adresse courriel. L’avis, avec mentions de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée générale spéciale, indique l’affaire qui doit y être prise en considération. Des erreurs dans l’avis de convocation n’affectent en rien la validité de cette assemblée.

Article 27. Quorum

Les membres en règle présents constituent le quorum pour toute assemblée générale. À l’accueil, les préposés contrôlent les présences et confirment le droit de vote.

Article 28. Président d’assemblée

Une assemblée générale est présidée par le président de la Société ou par la personne qu’il désigne. Le président de toute assemblée des membres est maître de la procédure et a pleins pouvoirs pour en assurer le bon ordre et le bon déroulement.

Article 29. Vote

Seuls les membres en règle présents ont droit de vote à toute assemblée générale, chaque membre n’ayant droit qu’à un seul vote. Sauf pour l’élection des administrateurs, le vote aux assemblées générales se fait à main levée à moins qu’un vote secret ne soit demandé par au moins dix (10) membres. Le président de l’assemblée désigne trois (3) scrutateurs qui prennent le vote sur-le-champ et lui font rapport. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix sauf pour ces matières où la loi le prévoit autrement. Le président d’assemblée annonce le résultat.

Article 30. Ajournement

Une assemblée générale peut être ajournée par résolution de la majorité des membres présents en autant qu’il y a quorum. Cette assemblée sera reprise à l’endroit et au moment déterminés par les membres mais seules les affaires faisant l’objet de l’assemblée originale pourront alors être discutées.

Conseil d'administration

Article 31. Administrateurs

Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil d’administration composé de neuf membres élus qui en sont les administrateurs. Ceux-ci veillent à la bonne marche des affaires de la Société et remplissent toute tâche que peut leur confier le Conseil.

Article 32. Éligibilité

Tout membre en règle depuis plus de deux ans continus est éligible au Conseil ; toutefois, un membre et son conjoint, ses enfants et ceux de son conjoint de même que ses parents et ceux de son conjoint ou un associé, ne peuvent être appelés à siéger au Conseil en même temps.

Article 33. Durée du mandat

À moins de démission ou d’impossibilité de remplir leurs fonctions, les administrateurs sont élus pour deux (2) ans. Celui dont le mandat vient à échéance est rééligible.

Article 34. Élection
L’élection des membres du Conseil dont le mandat vient à échéance, a lieu durant l’assemblée générale annuelle de la Société.
Au mois de mai, chaque année, le Conseil désigne trois (3) membres qui constitueront le Comité de mise en candidature et d’élection (ci-après « le Comité »). Le candidat au Conseil ou celui qui en est déjà membre ne peut faire partie de ce Comité.
Dès leur première réunion, les membres du Comité désignent l’un d’eux président. Le président du Comité applique la procédure d’élection.
Le Comité reçoit le bulletin de mise en candidature de tout candidat, accompagné d’un curriculum vitae ne devant pas excéder trois (3) pages. Ce bulletin porte la signature et le numéro de membre de cinq (5) membres en règle qui proposent le candidat et la déclaration de ce dernier confirmant qu’il accepte d’être membre du Conseil s’il est élu. Ce bulletin, adressé au Comité, doit parvenir au siège social de la Société au plus tard quinze (15) jours avant la date prévue de l’Assemblée générale annuelle. Le Comité valide les candidatures. Il prépare les bulletins de vote lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à combler et en avise les candidats au moins une semaine avant l’élection.
Lors de l’élection, le président du Comité présente les candidats. S’il n’y a pas plus de candidats que de postes ouverts, il les déclare élus. S’il y a élection, le membre inscrit son vote sur le bulletin pour le ou les candidats de son choix et le dépose à l’endroit prévu à cette fin.
Après la clôture du vote le Comité dépouille le scrutin. Le président du Comité informe l’assemblée de l’identité des candidats élus sans indiquer le nombre de voix accordées à chacun. En cas d’égalité des voix pour le ou les derniers postes à combler, un deuxième vote est tenu. Le président du Comité remet à un membre du Conseil son rapport et les documents reçus des candidats. Il détruit alors les bulletins de vote.

Article 35. Désignation des officiers

Dans les quinze jours suivant l’élection, les administrateurs se réunissent et désignent, par consensus, ceux parmi eux qui agiront comme les officiers de la Société à savoir, un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Rapport en sera fait aux membres dans le premier numéro des Mémoires publié après l’élection.

Article 36. Président

Le président est le porte-parole officiel de la Société et en assure la bonne gestion. Il préside les séances du Conseil et les assemblées générales des membres. Il voit à l’exécution des décisions du Conseil, signe les documents requérant sa signature, remplit tous les devoirs inhérents à sa charge et exerce tous les pouvoirs et missions qui peuvent lui être attribués par le Conseil.

Article 37. Vice-président

Le vice-président prête son concours au président et le remplace en cas d’absence; il exerce alors tous les pouvoirs et devoirs conférés au président et remplit les devoirs qui peuvent lui être attribués par le Conseil ou par le président.

Article 38. Secrétaire

Le secrétaire prépare et transmet les avis de convocation aux séances du Conseil et aux assemblées générales des membres. Il dresse le procès-verbal de ces séances ou assemblées. Il voit à la production de tous les rapports, certificats et autres documents requis par la loi, les règlements de la Société ou par le Conseil et en assure la garde et la conservation. Il a la garde du sceau de la Société. Il garde à jour la liste des membres de la Société en indiquant leur numéro de membre. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa fonction et exécute toute autre tâche prescrite par les règlements de la Société ou par le Conseil.

Article 39. Trésorier

Le trésorier voit à la préparation des états financiers, livres, relevés et bilans que la Société doit légalement tenir. Il soumet les états de revenus et dépenses et rend compte de la situation financière de la Société à chaque fois qu’il en est requis par le Conseil. Il tient à jour la comptabilité de la Société consignant dans des livres les deniers perçus ou déboursés par la Société, les biens qu’elle détient, ses obligations, ses dettes ou toutes autres transactions financières. Il rend ces livres accessibles aux membres du Conseil sur demande et les conserve au siège social de la Société ou dans un endroit sûr, mais en informe alors le président. Il perçoit toutes sommes dues à la Société et les dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil. Il émet des reçus. Il accomplit toute autre tâche qui peut lui être confiée par le Conseil.

Article 40. Vérificateur

Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres présents désignent une personne, autre qu’un membre du Conseil, pour agir comme vérificateur des livres et états financiers de la Société, dès que possible après la fin de l’exercice financier, pour en faire rapport lors de l’assemblée générale annuelle suivante. Si son poste devient vacant pour quelque raison constatée par le Conseil, celui-ci remplit la vacance jusqu’à l’assemblée générale suivante.

Article 41. Coordonnateur

Le Conseil retient les services d’un membre chargé de l’administration quotidienne de la Société au titre de « Coordonnateur de la Société ». Celui-ci accomplit toute tâche que lui assigne le Conseil devant qui il répond de sa gestion. Son mandat est d’une durée d’un an et peut être renouvelé. Sa rémunération est fixée annuellement par le Conseil.

Article 42. Rémunération et remboursement des frais
Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services sauf si ces services sont retenus par le Conseil de façon spécifique pour remplir un mandat précis ainsi qu’il en a été préalablement convenu. Les dépenses encourues par les membres du Conseil pour le compte de la Société leurs sont remboursées si le Conseil le décide.
La Société indemnise ses administrateurs des frais et dépenses encourus à l’occasion d’une action, poursuite ou autre procédure intentée contre eux à raison d’actes, de choses ou faits accomplis dans l’exercice et pour l’exécution de leurs fonctions sauf ceux résultant de la faute lourde ou de la fraude. À cet égard la Société maintient une assurance afin de couvrir cette responsabilité.

Article 43. Contrats avec un administrateur

Un administrateur doit dénoncer tout intérêt, au sens de l’article 122 de la Loi sur les sociétés par action, L.R.Q. ch. S-31.1, qu’il a dans un contrat ou dans une opération auquel la Société est partie. Il doit également dénoncer tout contrat ou opération auquel sont parties la Société et un groupement dont il est administrateur, dirigeant ou dans lequel il a un intérêt. Lorsque le Conseil prend une décision en relation avec ce contrat ou cette opération, l’administrateur ainsi intéressé doit se retirer des délibérations et s’abstenir de voter sur toute résolution qui lui est relative.

Article 44. Vacance

Le poste d’un administrateur devient vacant si ce dernier fait défaut d’assister à trois séances consécutives du Conseil sans motif valable, démissionne, devient incapable, décède, ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste ou en est destitué.

Article 45. Démission

Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant un avis écrit à cet effet au secrétaire du Conseil. La démission prend effet sur acceptation du Conseil.

Article 46. Destitution

Un administrateur peut être destitué de ses fonctions par résolution du Conseil adoptée à l’unanimité moins un ou lors d’une assemblée générale des membres, pour défaut d’accomplir sa tâche de façon satisfaisante ou pour avoir nui au bon fonctionnement de la Société ou à sa réputation, mais non sans lui avoir donné l’occasion d’être entendu.

Article 47. Remplacement

Le Conseil peut combler tout poste vacant par la nomination d’une personne qualifiée et apte à siéger au Conseil. Cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de la personne remplacée et en assume le rôle aux mêmes titre et effets que si elle avait été régulièrement élue.

Séances du conseil d'administration

Article 48. Date des séances

Le Conseil siège aussi souvent que nécessaire, généralement une fois par mois, de septembre à juin.

Article 49. Avis de convocation et ordre du jour

Les séances du Conseil sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou du Conseil. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou par le Conseil ou à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. Le délai de convocation est d’au moins vingt-quatre heures. Un ordre du jour accompagne l’avis de convocation. Seules les matières mentionnées à l’ordre du jour peuvent être discutées à une séance du Conseil, sauf si les administrateurs présents consentent à le modifier.

Article 50. Avis de convocation verbal

L’avis de convocation à une séance du Conseil peut être verbal si tous les membres du Conseil sont présents et consentent à la tenir; une telle séance peut alors valablement avoir lieu.

Article 51. Quorum

Cinq (5) administrateurs présents constituent le quorum pour la tenue d’une séance valable du Conseil.

Article 52. Vote

Les décisions du Conseil sur toutes questions et matières qui lui sont soumises sont prises par le commun accord des membres. À défaut de consensus, la décision est prise à la majorité des voix, chaque membre n’ayant droit qu’à un seul vote.

Article 53. Présence du Coordonnateur

Le Coordonnateur de la Société assiste aux réunions du Conseil avec droit de parole mais sans droit de vote, le tout sous réserve du droit des administrateurs de requérir qu’il se retire.

Article 54. Comité

Le Conseil peut confier à un Comité qu’il désigne toute tâche ou étude qu’il juge à propos. Le Conseil n’est pas tenu de donner suite aux recommandations de ce Comité.

Article 55. Acte posé par un conseil d’administration incomplet

Tout règlement et toute résolution adoptés par le Conseil à une époque où il y a un nombre d’administrateurs inférieur à celui requis, a même vigueur et effet que si le Conseil avait été complet en autant qu’il y a quorum. Les règlements et résolutions du Conseil de même que les actes posés par les administrateurs de facto conservent pleine vigueur et effet même si l’on découvre ultérieurement qu’il y a eu quelque irrégularité dans leur élection ou nomination.

Dispositions financières

Article 56. Année financière

L’année financière de la Société est celle du calendrier ou toute autre période que le Conseil détermine.

Article 57. États financiers<

Le Conseil détermine les heures, l’endroit et les conditions d’examen des états financiers de la Société par les membres.

Article 58. Effets bancaires

Un compte bancaire est ouvert au nom de la Société à l’institution financière désignée par le Conseil. Deux (2) signatures autorisées sont requises sur tout chèque, lettre de change, billet ou autre effet négociable émis au nom de la Société. Les officiers et le coordonnateur de la Société sont les signataires autorisés aux termes de la présente disposition.

Article 59. Contrat

Toute obligation contractée au nom de la Société doit avoir été préalablement approuvée par le Conseil qui désigne alors ces personnes qu’elle autorise à engager la Société. Le Conseil peut par ailleurs fixer un montant maximal pour dépenses courantes ne nécessitant pas son autorisation préalable et désigner les personnes autorisées à effectuer ces dépenses et à en faire rapport.

Article 60. Hypothèques et sûretés

Le Conseil a le pouvoir de grever un bien, incluant tout immeuble acheté au nom de la Société, d’une hypothèque ou de toute autre forme de sûreté.

Article 61. Aliénation des biens

Le Conseil ne peut aliéner les actifs constituant le matériel et les outils de recherche détenus par la Société de façon qui puisse réduire la capacité de la Société dans la poursuite de ses activités sans en être préalablement autorisé par résolution des membres en assemblée, nonobstant l’article 65 du présent règlement.

Disposition judiciaire

Article 62. Procédures judiciaires

Le président et toute personne que le Conseil autorise à cette fin ont pleins pouvoirs pour représenter la Société dans toute procédure judiciaire à laquelle la Société est partie.

Dispositions transitoires

Article 63. Abrogation

Le présent règlement abroge et remplace tout règlement antérieur inconciliable de la Société.

Article 64. Dissolution

Au cas de liquidation de la corporation ou de distribution de ses biens, le reliquat, une fois ses dettes acquittées, est distribué à une organisation exerçant une activité analogue, tel que préalablement déterminé par le Conseil.

Article 65. Entrée en vigueur

Le présent règlement et toute modification qui lui est apportée entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil, sous réserve de son approbation par les membres lors de l’assemblée générale suivante.

Le présent règlement a été adopté par la Société lors de l’assemblée générale spéciale des membres ayant eu lieu le 16 octobre 2011; il abroge et remplace le règlement antérieur portant le nom « Règlement # 1 de la Société généalogique canadienne-française » ainsi que toute autre disposition qui pourrait être incompatible. Le paragraphe 42 (2) a été modifié par le Conseil d’administration le 4 avril 2012, puis confirmé à l’assemblée générale du 13 juin 2012. Les modifications aux articles 27, 31, 34, 48 et 51 ont été adoptées par le Conseil d’administration à ses séances du 3 avril et du 1ier mai 2013, confirmé lors de l’assemblée générale annuelle du 19 juin 2013. Les modifications aux articles 25, 26, 27, 58 et 65 ont été adoptées par le Conseil d'administration à sa séance du 2 mai 2023, confirmées lors de l'assemblée générale annuelle du 21 juin 2023.